Última actualización: 19 de septiembre de 2026
Esta Política de Privacidad explica qué datos personales trata CitaPro, para qué, y los derechos que tienen todas las personas cuya información pasa por la plataforma. Cubre el panel web de CitaPro, su asistente de agendamiento por WhatsApp, su asistente de llamadas de voz por WhatsApp, y el directorio médico público y gratuito en directorio.citapro.net / directory.citapro.net. CitaPro es operado por CITAPRONET S.A.S, NIT 902101410-2, Carrera 87 A No. 32 C 25, Medellín, Antioquia, Colombia. Para cualquier pregunta sobre esta política, o para ejercer cualquier derecho descrito en la sección 10, escribe a admin@citapro.net.
Esta distinción importa, porque determina a quién debes dirigirte sobre tus datos.
Historias de pacientes de una clínica (el software de agendamiento). La clínica que usa CitaPro es el responsable del tratamiento: decide qué información del paciente se recolecta y para qué. CitaPro actúa únicamente como encargado del tratamiento por cuenta de la clínica. Las solicitudes sobre una historia clínica deben dirigirse a la clínica, que es quien la tiene.
El directorio público. CitaPro es el responsable del tratamiento. Nosotros decidimos qué se publica y para qué, así que las solicitudes sobre un perfil del directorio, o sobre una solicitud de cita enviada por el directorio, llegan directamente a nosotros en admin@citapro.net. Ninguna clínica interviene.
Cuentas del personal (administradores de clínica, médicos, secretarias). CitaPro y la clínica actúan conjuntamente para operar el Servicio.
Cuentas del personal: nombre, correo, teléfono, número de WhatsApp (opcional), rol, foto de perfil (opcional) y credenciales de acceso.
Historias de pacientes que guardamos para una clínica: nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, teléfono, correo (opcional), información de EPS o aseguradora, historial de citas y las notas que agreguen el personal o el paciente.
Conversaciones de WhatsApp: los mensajes intercambiados con el asistente de agendamiento, incluidas las transcripciones de notas de voz, se almacenan para mantener el contexto de la conversación y permitir que la clínica revise cómo se agendaron las citas.
Llamadas de voz por WhatsApp: cuando un paciente llama al número de WhatsApp de la clínica y contesta el asistente de voz, el audio se procesa en tiempo real para que el asistente pueda entender y responder. El audio no se graba. CitaPro guarda una transcripción de texto junto a la conversación de WhatsApp del paciente, y un registro de la llamada con el número, fecha y hora, duración y resultado.
Perfiles del directorio (profesionales que se postulan): título, nombre completo, foto de perfil, registro profesional, universidades, presentación profesional, especialidades, servicios con precios y duraciones, coberturas aceptadas, país, departamento, ciudad, dirección del consultorio y número de consultorio, teléfono, WhatsApp, correo y sitio web. Todo esto se publica: ese es el propósito de postularse.
Documento de identidad del profesional que se postula: tipo y número. NUNCA se publica. Existe con un único fin: verificar al postulante ante el ReTHUS del Ministerio de Salud. Ver la sección 5.
Verificación telefónica: para confirmar que un profesional controla el número de WhatsApp que escribió, enviamos un código de un solo uso a ese número y guardamos ese código de forma cifrada (hash), el número, la hora y la dirección IP desde la que se pidió, por un período corto. Los códigos no pueden ser leídos por nadie.
Solicitudes de cita del directorio (pacientes): nombre, número de documento (opcional), teléfono, correo, el servicio y la hora solicitados, y la nota que el paciente decida agregar. El formulario pide expresamente NO incluir detalles médicos, y no se requiere ninguno.
Conexión con Google Calendar (opcional, por profesional): un token de acceso y un token de actualización emitidos por Google. Ver la sección 7.
Software de agendamiento: para agendar, reprogramar y cancelar citas; para identificar pacientes que regresan y que no tengan que repetir sus datos; para que el personal gestione la agenda y los registros de su clínica; y para que el asistente de WhatsApp responda preguntas con la información de la propia clínica.
Directorio: para publicar el perfil de un profesional y que los pacientes puedan encontrarlo; para verificar que el profesional es quien dice ser; para hacerle llegar una solicitud de cita al profesional a quien va dirigida; y para contarle al paciente qué respondió el profesional.
No usamos datos personales para publicidad y no vendemos datos personales a terceros. No construimos perfiles publicitarios de los visitantes, y el directorio no tiene rastreo de terceros.
Conteo anónimo. Contamos las visitas a cada perfil, las veces que se revelan datos de contacto y los resultados de las solicitudes, para poder decirle a un profesional cuántos pacientes le envió el directorio. Esos contadores no guardan ninguna identidad de paciente: están hechos a propósito para que no puedan convertirse en un registro de quién miró a qué médico.
Según la Ley 1581 de 2012, artículo 5, los datos relativos a la salud son datos sensibles. Nunca estás obligado a darnos datos sensibles, y no se te puede negar un servicio por negarte a hacerlo: la ley nos exige decírtelo de forma expresa.
A través del software de agendamiento, la información clínica (el motivo de consulta, alergias, medicamentos, las notas del médico) la ingresa la clínica y su personal, y CitaPro la almacena por cuenta de la clínica. El acceso está restringido por rol, y una clínica puede además ocultar la historia clínica a sus secretarias.
A través del directorio público no recolectamos ningún dato de salud, deliberadamente. Una solicitud de cita pide un nombre, un contacto, un servicio y una hora; nada sobre tu estado de salud. El hecho mismo de haber solicitado una cita con un profesional de cierta especialidad ya es información sobre ti, y esa es una de las razones por las que esos registros se conservan solo el tiempo descrito en la sección 9.
El directorio es gratuito, público y lo indexan los motores de búsqueda. Un perfil se publica porque el profesional se postuló y autorizó su publicación; no listamos a nadie que no lo haya pedido.
Qué se publica. Todo lo que aparece como "perfiles del directorio" en la sección 2. Un paciente, un colega o cualquier otra persona puede verlo, y los buscadores pueden mostrarlo. Piénsalo como un aviso en un directorio público, porque es exactamente lo que es.
Qué nunca se publica. El número de documento de identidad, el historial de códigos de verificación y cualquier nota interna de revisión. El número de documento se usa únicamente para verificar al postulante ante el ReTHUS, el registro público de talento humano en salud del Ministerio de Salud, y para retirar un perfil que no podamos confirmar.
Cuándo se publica. Los perfiles se publican apenas se envían, y el registro profesional se verifica después. Un perfil que aún no ha sido revisado se marca para que los buscadores no lo indexen, y se retira si no podemos confirmar el registro. No afirmamos haber verificado un perfil antes de haberlo hecho.
Solicitudes de cita. Cuando un paciente envía una solicitud, le entregamos su nombre, teléfono, correo, la hora solicitada y su nota a ese profesional, por correo y cuando es posible por WhatsApp, para que pueda responder. Ese es todo el propósito de la solicitud y no puede separarse de ella. El profesional pasa a ser responsable de esa información desde el momento en que la recibe.
Una solicitud no es una cita confirmada. Solo la confirmación del propio profesional la convierte en una. Si no responde en un plazo corto, la solicitud se cierra y se le avisa al paciente.
Retiro. Cualquier profesional listado puede pedir la corrección o el retiro de su perfil en cualquier momento escribiendo a admin@citapro.net. No pedimos motivo, y el retiro no está condicionado a nada.
Colombia (jurisdicción en la que operamos): los datos personales se tratan conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, principalmente el Decreto 1074 de 2015 (el régimen de "Habeas Data").
Los profesionales del directorio otorgan su autorización en el propio formulario de postulación, con un texto que se muestra completo antes de enviar, y que se guarda literalmente junto con la fecha, la hora y la dirección IP. Ese registro es la prueba de que la autorización existió, y se conserva mientras el perfil esté publicado y después como evidencia de esa autorización.
Los pacientes del directorio nos autorizan a entregar sus datos al profesional que están contactando, lo cual se indica en el formulario antes de enviarlo. No usamos esos datos para nada más, y no les enviamos publicidad.
Los pacientes de una clínica entregan su información directamente a la clínica - por teléfono, en persona o mediante el asistente de WhatsApp - como parte de solicitar una cita. Las clínicas son responsables de informar a sus pacientes sobre esta política y de obtener la autorización que exija la ley.
El directorio de CitaPro acepta profesionales en diecinueve países. Cuando un profesional ejerce fuera de Colombia, la ley de protección de datos de ese país también aplicaría a su información. Países con una ley integral de protección de datos: Argentina (Ley 25.326), Brasil (LGPD, Lei 13.709/2018), Chile (Ley 19.628, que será reemplazada por la Ley 21.719), Costa Rica (Ley 8968), Ecuador (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales), España (RGPD UE 2016/679 junto con la LOPDGDD, Ley Orgánica 3/2018), México (LFPDPPP), Panamá (Ley 81 de 2019), Perú (Ley 29733), República Dominicana (Ley 172-13) y Uruguay (Ley 18.331).
Estados Unidos no tiene una ley federal integral de protección de datos. La información de salud en poder de las entidades cubiertas se rige por HIPAA, y pueden aplicar leyes estatales como la California Consumer Privacy Act según dónde esté el paciente. Puerto Rico sigue el marco de Estados Unidos.
Bolivia, Guatemala, Honduras, Paraguay y El Salvador no contaban con una ley integral de protección de datos vigente al momento de redactar esta política. En esos países aplican la garantía constitucional de habeas data y las normas sectoriales correspondientes. Lo decimos así de claro en lugar de citar una ley que puede no existir.
Esta lista se ofrece por transparencia, no como asesoría legal. No ha sido revisada por abogados en cada jurisdicción y no significa que CitaPro tenga establecimiento legal en ninguno de esos países. Sin importar dónde ejerzas o te atiendas, puedes ejercer los derechos descritos en esta política escribiendo a admin@citapro.net.
Para prestar el Servicio, los datos se comparten con: Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), para enviar y recibir mensajes, códigos de verificación y llamadas de WhatsApp; y OpenAI, para generar las respuestas del asistente, transcribir notas de voz y procesar llamadas de voz en vivo. Estos proveedores tratan los datos bajo sus propios términos y solo en lo necesario para entregar esas funciones.
Google. Si un profesional conecta su Google Calendar - siempre opcional, siempre decisión suya - CitaPro lee únicamente si está ocupado a una hora determinada, nunca el título, los invitados ni el contenido de sus eventos, y escribe un evento solo cuando él mismo confirma una cita. Los tokens que emite Google se guardan para que la conexión siga funcionando, y se eliminan - revocando además el permiso ante Google - si el profesional se desconecta o si su perfil se retira.
Los correos que envía el Servicio - restablecimiento de contraseña, avisos de citas, solicitudes del directorio y copias de seguridad cifradas - se entregan a través de nuestro proveedor de correo (Titan Email). Las copias de seguridad se cifran antes de salir del servidor y solo pueden descifrarse con una llave que no se guarda en los servidores de CitaPro.
Soporte. Nuestros sitios tienen un botón que abre un chat de WhatsApp con CitaPro. Si nos escribes por ahí, recibimos tu número de WhatsApp, el nombre de tu perfil de WhatsApp, tus mensajes y los archivos que envíes, y nuestro equipo conserva esa conversación para poder darle seguimiento. Los archivos se conservan hasta 90 días. Lo usamos para responderte, nunca para enviarte publicidad, y puedes pedirnos que eliminemos la conversación escribiendo a admin@citapro.net.
El Servicio funciona en servidores arrendados a OVH SAS (OVHcloud). OVHcloud no usa los datos para sus propios fines.
Transferencia internacional. Los servidores de CitaPro están ubicados en Estados Unidos (Virginia). Los datos recolectados en Colombia se transfieren y almacenan por lo tanto en Estados Unidos, y los proveedores anteriores pueden tratarlos allí o en otros países donde operan. Conforme al artículo 26 de la Ley 1581 esto constituye una transferencia internacional, y al aceptar esta política - en el formulario de postulación, en el de solicitud de cita, o al vincularse una clínica - la autorizas. Si prefieres que tus datos no salgan de Colombia, no los envíes; si eres una clínica, contáctanos antes de vincularte, porque hoy no podemos ofrecer almacenamiento en el país.
Los datos se transmiten por conexiones cifradas (HTTPS) y se almacenan en una base de datos con control de acceso. El acceso del personal está limitado por rol: las secretarias, por ejemplo, pueden restringirse únicamente a los médicos que apoyan. Las contraseñas y los códigos de verificación se guardan cifrados (hash) y nunca son visibles en texto plano para nadie, incluido el personal de CitaPro. Las copias de seguridad diarias se cifran antes de salir del servidor.
El acceso interno se limita a lo que exige cada función. El personal que revisa las postulaciones del directorio tiene acceso únicamente a los datos del directorio; no tiene acceso a las historias de pacientes de ninguna clínica, y el sistema está construido para que no pueda obtenerlo.
Ningún sistema es perfectamente seguro. Si una vulneración afecta tus datos personales, actuaremos sobre ella y notificaremos a las personas afectadas y a la Superintendencia de Industria y Comercio como lo exige la ley.
Registros de clínicas. Los datos de pacientes, citas e historia clínica se conservan mientras la cuenta de la clínica esté activa y según se requiera para prestar el Servicio. Como las historias clínicas tienen plazos legales de conservación, no se eliminan automáticamente al archivar a un paciente o desactivar una cuenta; se conservan por el período que exija la norma aplicable y se eliminan a solicitud de la clínica cuando ese período lo permita.
Los perfiles del directorio se conservan mientras estén publicados. Al retirarlos, el perfil y su foto se eliminan; el registro de la autorización (su texto, fecha e IP) se conserva después como prueba de que la publicación fue autorizada, que es la única razón para conservarlo.
Las solicitudes de cita del directorio se conservan mientras la solicitud está abierta y por un período limitado después, para que ambas partes tengan constancia de lo que se pidió y se respondió, y luego se eliminan.
Los códigos de verificación vencen en minutos y sus registros se eliminan poco después.
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a: conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización que otorgaste; ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley; revocar la autorización y solicitar la supresión cuando la ley lo permita; y acceder gratuitamente a tus datos.
Perfiles del directorio y solicitudes de cita del directorio: escribe a admin@citapro.net. CitaPro es el responsable de estos datos y responde directamente.
Historias de pacientes y cuentas de personal: contacta a la clínica, que tiene el registro y es la responsable. Si una solicitud requiere un cambio a nivel de plataforma, la clínica puede escalarla y nosotros actuaremos conforme a su instrucción.
Plazos. Una consulta se responde dentro de los diez días hábiles siguientes; si no es posible, te informaremos y la responderemos dentro de los cinco días hábiles siguientes. Un reclamo se resuelve dentro de los quince días hábiles siguientes; si no es posible, te explicaremos por qué y lo resolveremos dentro de los ocho días hábiles siguientes. Son los plazos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581.
También puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (sic.gov.co), que vigila la protección de datos en Colombia. No estás obligado a contactarnos primero, aunque preferiríamos tener la oportunidad de corregirlo.
CitaPro puede usarse para agendar citas de menores de edad (por ejemplo, pacientes pediátricos). En esos casos, la clínica es responsable de obtener el consentimiento que se requiera de un padre, madre o representante legal antes de ingresar la información de un menor al Servicio.
El directorio público no está dirigido a menores de edad, y no publicamos a sabiendas perfiles de menores ni recibimos solicitudes de menores actuando por su cuenta. Una solicitud a nombre de un menor debe hacerla un padre, madre o representante legal con sus propios datos de contacto.
El panel web utiliza únicamente el almacenamiento técnico necesario para mantener la sesión del personal (tokens de autenticación) y recordar preferencias de visualización como idioma y tema.
El directorio público utiliza únicamente almacenamiento estrictamente necesario: una cookie de sesión para la seguridad de los formularios y una preferencia local de modo claro u oscuro. No tiene publicidad, ni analítica, ni rastreadores de terceros, y por eso no muestra un aviso de cookies: no hay nada que consentir.
Esta Política de Privacidad puede actualizarse periódicamente. Los cambios importantes se reflejarán actualizando la fecha de "Última actualización" indicada arriba. Cuando un cambio afecte de forma importante el manejo de datos que ya nos entregaste, haremos esfuerzos razonables por informártelo directamente.
Responsable del tratamiento: CITAPRONET S.A.S, NIT 902101410-2, Carrera 87 A No. 32 C 25, Medellín, Antioquia, Colombia. Correo: admin@citapro.net.
Bases de datos operadas: agendamiento y registros de pacientes de clínicas (en calidad de encargado de cada clínica); el directorio médico público de profesionales; las solicitudes de cita del directorio; y las cuentas del personal. Se conservan mientras lo exijan las finalidades de la sección 3 y lo permitan los plazos de la sección 9.
Cuando CITAPRONET S.A.S cumpla los supuestos para registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, las registra conforme a la norma.
Esta política rige desde la fecha de "Última actualización" indicada arriba.
Last updated: September 19, 2026
This Privacy Policy explains what personal data CitaPro processes, why, and the rights available to everyone whose information passes through it. It covers the CitaPro web dashboard, its WhatsApp booking assistant, its WhatsApp voice-call assistant, and the free public medical directory at directorio.citapro.net / directory.citapro.net. CitaPro is operated by CITAPRONET S.A.S, NIT 902101410-2, Carrera 87 A No. 32 C 25, Medellín, Antioquia, Colombia. For any question about this policy, or to exercise any right described in section 10, write to admin@citapro.net.
This distinction matters, because it determines who you should contact about your data.
Clinic patient records (the booking software). The clinic using CitaPro is the data controller (responsable del tratamiento): it decides what patient information is collected and why. CitaPro acts only as a data processor (encargado) on the clinic's behalf. Requests about a clinical record should go to the clinic, which holds it.
The public directory. CitaPro itself is the data controller. We decide what is published and why, so requests about a directory profile, or about an appointment request sent through the directory, come directly to us at admin@citapro.net. No clinic is involved.
Staff accounts (clinic administrators, doctors, secretaries). CitaPro and the clinic act jointly to operate the Service.
Staff accounts: name, email, phone number, WhatsApp number (optional), role, profile photo (optional), and login credentials.
Patient records held for a clinic: name, national ID, date of birth, phone number, email (optional), insurance/EPS information, appointment history, and any notes staff or the patient add.
WhatsApp conversations: messages exchanged with the booking assistant, including transcriptions of voice notes, are stored to maintain conversation context and to allow the clinic to review how appointments were booked.
WhatsApp voice calls: when a patient calls the clinic's WhatsApp number and the voice assistant answers, the caller's audio is processed in real time so the assistant can understand and respond. Call audio is not recorded. CitaPro stores a text transcript alongside the patient's WhatsApp conversation, and a call log with the calling number, date and time, duration, and outcome.
Directory listings (professionals who apply): title, full name, profile photo, professional registration number, universities attended, professional summary, specialties, services with prices and durations, accepted insurers and plans, country, state, city, practice address and office number, phone, WhatsApp, email and website. All of this is published - that is the point of applying.
Identity document of an applying professional: document type and number. This is NEVER published. It exists for one purpose only: checking the applicant against the Ministry of Health's ReTHUS registry. See section 5.
Phone verification: to confirm a professional controls the WhatsApp number they entered, we send a one-time code to it and store that code in hashed form, the number, the time, and the IP address the request came from, for a short period. Codes cannot be read back by anyone.
Directory appointment requests (patients): name, identity document number (optional), phone, email, the requested service and time, and any note the patient chooses to add. The form explicitly asks patients NOT to include medical details, and none are required.
Google Calendar connection (optional, per professional): an access token and refresh token issued by Google. See section 7.
Booking software: to schedule, reschedule and cancel appointments; to identify returning patients so they are not asked to repeat themselves; to let staff manage their clinic's calendar and records; and to let the WhatsApp assistant answer questions using the clinic's own information.
Directory: to publish a professional's profile so patients can find them; to verify that a professional is who they say they are; to pass an appointment request to the professional it is addressed to; and to tell the patient what the professional answered.
We do not use personal data for advertising, and we do not sell personal data to third parties. We do not build advertising profiles of visitors, and the directory carries no third-party tracking.
Anonymous counting. We count profile views, contact-detail reveals and request outcomes per listing, so a professional can be told how many patients the directory sent them. These counters carry no patient identity of any kind - they are deliberately built so that they cannot become a record of who looked at which doctor.
Under Colombian law (Ley 1581 de 2012, article 5), data about health is sensitive data. You are never obliged to give us sensitive data, and you cannot be denied a service for refusing to - a point that law requires us to state plainly.
Through the booking software, clinical information (the reason for a visit, allergies, medication, a doctor's notes) is entered by the clinic and its staff, and CitaPro stores it on the clinic's behalf. Access is restricted by role, and a clinic can additionally hide clinical history from its secretaries.
Through the public directory, we deliberately collect no health data at all. An appointment request asks for a name, a contact, a service and a time - nothing about your condition. The fact that you asked for an appointment with a professional of a given specialty is itself information about you, which is one reason directory request records are kept only as long as described in section 9.
The directory is free, public and indexed by search engines. A profile is published because the professional applied and authorized publication; we do not list anyone who did not ask.
What gets published. Everything listed under "directory listings" in section 2. A patient, a colleague or anyone else can see it, and search engines may show it. Think of it as a listing in a public directory, because that is exactly what it is.
What never gets published. The identity document number, the verification code history, and any internal review notes. The document number is used solely to check the applicant against ReTHUS, the Ministry of Health's public register of health professionals, and to remove a profile we cannot confirm.
When it is published. Profiles are published as soon as they are submitted, and the professional registration is checked afterwards. A profile that has not yet been checked is marked so that search engines do not index it, and it is removed if the registration cannot be confirmed. We do not claim to have verified a profile before we have.
Appointment requests. When a patient sends a request, we pass their name, phone, email, the requested time and their note to that professional, by email and where possible WhatsApp, so they can answer. This is the entire purpose of the request and cannot be separated from it. The professional becomes responsible for that information from the moment they receive it.
A request is not a confirmed appointment. Only the professional's own confirmation makes it one. If they do not answer within a short period, the request is closed and the patient is told so.
Removal. Any listed professional can have their profile corrected or removed at any time by writing to admin@citapro.net. We do not require a reason, and removal is not conditional on anything.
Colombia (our jurisdiction of operation): personal data is processed under Ley 1581 de 2012 and its implementing decrees, principally Decreto 1074 de 2015 (the "Habeas Data" regime).
Directory professionals give their authorization on the application form itself, in text shown in full before submitting, which is stored verbatim with the date, time and IP address. That record is what proves the authorization existed, and it is kept for as long as the profile is published and afterwards as evidence of the consent.
Directory patients authorize us to pass their details to the professional they are contacting, stated on the request form before they send it. We do not use those details for anything else, and we do not send marketing to them.
Clinic patients provide their information directly to the clinic - by phone, in person, or through the WhatsApp assistant - as part of requesting an appointment. Clinics are responsible for informing their patients about this policy and for obtaining the authorization the law requires.
The CitaPro directory accepts professionals in nineteen countries. Where a professional practices outside Colombia, the data protection law of that country would also apply to their information. Countries with a comprehensive data protection statute: Argentina (Ley 25.326), Brazil (LGPD, Lei 13.709/2018), Chile (Ley 19.628, being replaced by Ley 21.719), Costa Rica (Ley 8968), Dominican Republic (Ley 172-13), Ecuador (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales), Mexico (LFPDPPP), Panama (Ley 81 de 2019), Peru (Ley 29733), Spain (EU GDPR 2016/679 together with LOPDGDD, Ley Orgánica 3/2018) and Uruguay (Ley 18.331).
The United States has no single federal data protection statute. Health information held by covered entities is governed by HIPAA, and state laws such as the California Consumer Privacy Act may apply depending on where the patient is. Puerto Rico follows the United States framework.
Bolivia, Guatemala, Honduras, Paraguay and El Salvador did not have a comprehensive data protection statute in force when this policy was written. In those countries the constitutional habeas data guarantee and sector-specific rules apply instead. We say so plainly rather than cite a law that may not exist.
This list is provided for transparency, not as legal advice. It has not been reviewed by counsel in each jurisdiction, and it does not mean CitaPro has a legal establishment in any of these countries. Wherever you practice or are treated, you may exercise the rights described in this policy by writing to admin@citapro.net.
To provide the Service, data is shared with: Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), to send and receive WhatsApp messages, verification codes and calls; and OpenAI, to generate the assistant's responses, transcribe voice notes, and process live voice calls. These providers process data under their own terms and only as needed to deliver these features.
Google. If a professional connects their Google Calendar - always optional, always their own choice - CitaPro reads only whether they are busy at a given time, never the title, guests or content of their events, and writes an event only when they themselves confirm an appointment. The tokens Google issues are stored so the connection keeps working, and are deleted, and the grant revoked with Google, if the professional disconnects or their listing is removed.
Email sent by the Service - password resets, appointment notifications, directory requests and encrypted database backups - is delivered through our email provider (Titan Email). Backups are encrypted before they leave the server and can only be decrypted with a key that is not stored on CitaPro's servers.
Support. Our sites carry a button that opens a WhatsApp chat with CitaPro. If you write to us there, we receive your WhatsApp number, the name on your WhatsApp profile, your messages and any file you send, and our team keeps that conversation so we can follow up. Media is kept for up to 90 days. We use it to answer you, never to advertise to you, and you can ask us to delete the conversation by writing to admin@citapro.net.
The Service runs on servers rented from OVH SAS (OVHcloud). OVHcloud does not use the data for its own purposes.
International transfer. CitaPro's servers are located in the United States (Virginia). Data collected in Colombia is therefore transferred to and stored in the United States, and the providers above may process it there or in other countries where they operate. Under Ley 1581 article 26 this is an international transfer, and by accepting this policy - on the application form, the request form, or when a clinic onboards - you authorize it. If you would rather your data not leave Colombia, do not submit it; for a clinic, contact us before onboarding, because we cannot currently offer in-country storage.
Data is transmitted over encrypted (HTTPS) connections and stored in an access-controlled database. Staff access is limited by role - secretaries, for example, can be restricted to only the doctors they support. Passwords and verification codes are stored hashed and are never visible in plain text to anyone, including CitaPro staff. Daily database backups are encrypted before they leave the server.
Internal access is limited to what a job requires. Staff who review directory applications are given access to directory data only; they have no access to any clinic's patient records, and the system is built so that they cannot obtain it.
No system is perfectly secure. If a breach affects your personal data we will act on it and notify affected people and the Superintendencia de Industria y Comercio as the law requires.
Clinic records. Patient, appointment and clinical records are retained while the clinic's account is active and as needed to provide the Service. Because health records carry legal retention requirements, they are not deleted automatically when a patient is archived or a staff account is deactivated; they are kept for the period the applicable health-records law requires and deleted at the clinic's request once that period allows.
Directory profiles are kept while published. On removal, the profile and its photo are deleted; the authorization record (its text, date and IP) is kept afterwards as evidence that publication was authorized, which is the only reason to keep it.
Directory appointment requests are kept while the request is open and for a limited period afterwards so both sides have a record of what was asked and answered, then deleted.
Verification codes expire in minutes and their records are deleted shortly after.
Under Ley 1581 de 2012 article 8, you have the right to: know, update and rectify your data; request proof of the authorization you gave; be informed on request how your data has been used; complain to the Superintendencia de Industria y Comercio about a breach of the law; revoke your authorization and request deletion where the law permits; and access your data free of charge.
Directory profiles and directory appointment requests: write to admin@citapro.net. CitaPro is the controller for these and answers directly.
Clinic patient records and staff accounts: contact the clinic, which holds the record and is the controller. If a request needs a change at platform level, the clinic can escalate it to us, and we will act on the clinic's instruction.
Timescales. A query (consulta) is answered within ten business days; if we cannot, we will say so and answer within a further five. A complaint (reclamo) is resolved within fifteen business days; if we cannot, we will explain why and resolve it within a further eight. These are the periods set by articles 14 and 15 of Ley 1581.
You may also complain to the Superintendencia de Industria y Comercio (sic.gov.co), which supervises data protection in Colombia. You are not required to contact us first, though we would prefer the chance to put it right.
CitaPro can be used to schedule appointments for minors (for example, pediatric patients). In those cases the clinic is responsible for obtaining any consent required from a parent or legal guardian before entering a minor's information into the Service.
The public directory is not directed at children, and we do not knowingly publish profiles of or collect requests from minors acting alone. A request on behalf of a minor should be made by a parent or guardian using their own contact details.
The web dashboard uses only the technical storage needed to keep staff signed in (authentication tokens) and to remember display preferences such as language and theme.
The public directory uses only strictly necessary storage: a session cookie for security on forms, and a local preference for light or dark mode. It carries no advertising, no analytics and no third-party trackers, which is why it shows no cookie banner - there is nothing to consent to.
This Privacy Policy may be updated from time to time. Material changes are reflected by updating the "Last updated" date above. Where a change materially affects how we handle data you have already given us, we will make reasonable efforts to tell you directly.
Data controller: CITAPRONET S.A.S, NIT 902101410-2, Carrera 87 A No. 32 C 25, Medellín, Antioquia, Colombia. Email: admin@citapro.net.
Databases operated: clinic booking and patient records (as processor for each clinic); the public medical directory of professionals; directory appointment requests; and staff accounts. They are kept for as long as the purposes in section 3 require and the retention periods in section 9 permit.
Where CITAPRONET S.A.S meets the thresholds for registration of its databases in the Registro Nacional de Bases de Datos held by the Superintendencia de Industria y Comercio, it registers them as required.
This policy takes effect on the "Last updated" date shown above.