Última actualización: 13 de septiembre de 2026
Esta Política de Privacidad explica qué datos personales procesa CitaPro, por qué, y los derechos disponibles para los pacientes y el personal cuya información pasa por el Servicio. Aplica al panel web de CitaPro, a su asistente de agendamiento por WhatsApp y a su asistente de llamadas de voz por WhatsApp. CitaPro es operado por CITAPRONET S.A.S, NIT 902101410-2, Carrera 87 A No. 32 C 25, Medellín, Antioquia, Colombia. Para cualquier pregunta sobre esta política, escribe a admin@citapro.net.
Para los datos de pacientes, la clínica que usa CitaPro (el "Cliente") es normalmente el responsable del tratamiento: decide qué información del paciente se recolecta y para qué. CitaPro actúa como encargado del tratamiento, procesando esa información en nombre del Cliente para prestar las funciones de agendamiento y mensajería descritas más abajo. Para los datos de las cuentas de personal (administradores, doctores y secretarias), CitaPro y el Cliente actúan conjuntamente para operar el Servicio.
Cuentas de personal: nombre, correo electrónico, número de teléfono, número de WhatsApp (opcional), rol y credenciales de acceso.
Registros de pacientes: nombre, número de identificación, fecha de nacimiento, teléfono, correo electrónico (opcional), información de seguro/EPS, historial de citas y las notas que agregue el personal o el paciente.
Conversaciones de WhatsApp: los mensajes intercambiados con el asistente de agendamiento, incluyendo transcripciones de notas de voz, se almacenan para mantener el contexto de la conversación y permitir que la clínica revise cómo se agendó una cita.
Llamadas de voz por WhatsApp: cuando un paciente llama al número de WhatsApp de la clínica y responde el asistente de voz, el audio de la llamada se procesa en tiempo real para que el asistente pueda entender y responder. El audio de la llamada no se graba. CitaPro guarda una transcripción en texto de la llamada junto con la conversación de WhatsApp del paciente, y un registro de la llamada con el número que llamó, la fecha y hora, la duración y el resultado (por ejemplo, si se agendó una cita).
Los datos se usan para: agendar, reprogramar y cancelar citas; identificar pacientes recurrentes para que no tengan que repetir su información; permitir que el personal administre el calendario y los registros de pacientes de su clínica; y permitir que el asistente de WhatsApp responda preguntas usando la información propia de la clínica.
No usamos los datos de pacientes con fines publicitarios ni vendemos datos personales a terceros.
CitaPro opera actualmente clínicas en Colombia. Los resúmenes por país a continuación se incluyen para que un Cliente pueda identificar qué ley de protección de datos aplicaría si el Servicio se expande a ese país - solo el resumen de Colombia refleja una jurisdicción donde CitaPro opera hoy y se ha usado en conversaciones reales con pacientes. Los demás resúmenes son informativos, preparados para estar listos ante una futura expansión, y aún no han sido revisados por asesoría legal local en ese país; su inclusión aquí no significa que CitaPro opere actualmente allí. En toda jurisdicción, los pacientes entregan su información directamente a la clínica - por teléfono, en persona o mediante el asistente de WhatsApp/voz - como parte de solicitar una cita, y las clínicas son responsables de informar a los pacientes sobre esta Política de Privacidad y de obtener el consentimiento que exija la ley aplicable.
Colombia (jurisdicción de operación actual): los datos personales se procesan conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (el régimen de "Habeas Data").
México: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP).
Brasil: Ley General de Protección de Datos (LGPD, Lei 13.709/2018).
Argentina: Ley 25.326 de Protección de Datos Personales.
Chile: Ley 19.628 sobre Protección de la Vida Privada.
Perú: Ley 29733 de Protección de Datos Personales.
Ecuador: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).
Para prestar el Servicio, los mensajes de los pacientes y datos relacionados se comparten con: la Plataforma Business de Meta/WhatsApp, para enviar y recibir mensajes y llamadas de WhatsApp; y OpenAI, para generar las respuestas del asistente, transcribir notas de voz a texto y procesar en tiempo real las llamadas de voz. Estos proveedores procesan los datos bajo sus propios términos y solo en la medida necesaria para prestar estas funciones.
Si un doctor decide conectar su Google Calendar, CitaPro también comparte datos limitados de la cita con Google - el nombre del paciente, el servicio agendado y el nombre de la clínica - para crear, actualizar o eliminar el evento correspondiente en el calendario, y consulta el calendario del doctor para no ofrecer un horario en el que ya esté ocupado. Esta conexión es completamente opcional, la controla cada doctor individualmente, y puede desconectarse en cualquier momento desde la configuración de su propia cuenta.
Los correos que envía el Servicio - restablecimiento de contraseña, notificaciones de citas al personal, respuestas a consultas del sitio web y copias de seguridad automáticas de la base de datos - se entregan a través de nuestro proveedor de correo (Titan Email). Las copias de seguridad se cifran antes de enviarse y solo pueden descifrarse con una clave que no se guarda en los servidores de CitaPro.
Los datos se transmiten por conexiones cifradas (HTTPS) y se almacenan en una base de datos con acceso controlado. El acceso del personal se limita por rol - las secretarias, por ejemplo, pueden restringirse solo a los doctores que apoyan. Las contraseñas se almacenan con métodos de cifrado estándar de la industria y nunca son visibles en texto plano para el personal de CitaPro. Las copias de seguridad diarias de la base de datos se cifran antes de salir del servidor.
Los registros de pacientes, citas e historia clínica se conservan mientras la cuenta del Cliente permanezca activa y según sea necesario para prestar el Servicio. Como los registros de salud están sujetos a obligaciones legales de conservación, no se eliminan automáticamente cuando se archiva un paciente o se desactiva una cuenta de personal: se conservan durante el plazo que exija la ley aplicable sobre registros de salud, y se eliminan a solicitud del Cliente una vez ese plazo lo permita.
Los pacientes y el personal pueden solicitar acceso, corrección o eliminación de sus datos personales, o revocar un consentimiento previamente otorgado, contactando directamente a la clínica - las clínicas, como responsables del tratamiento, están en mejor posición para ubicar y actualizar tus registros. Las clínicas pueden a su vez contactar a CitaPro para gestionar solicitudes que requieran cambios a nivel de la plataforma.
CitaPro puede usarse para agendar citas de menores de edad (por ejemplo, pacientes pediátricos). En esos casos, la clínica es responsable de obtener el consentimiento que se requiera de un padre, madre o representante legal antes de ingresar la información de un menor al Servicio.
El panel web utiliza únicamente el almacenamiento técnico necesario para mantener la sesión del personal (como tokens de autenticación) y recordar preferencias de visualización como idioma y tema. CitaPro no utiliza rastreadores publicitarios de terceros.
Esta Política de Privacidad puede actualizarse periódicamente. Los cambios importantes se reflejarán actualizando la fecha de "Última actualización" indicada arriba.
Las preguntas sobre esta Política de Privacidad, o las solicitudes relacionadas con datos personales, deben dirigirse al Administrador de tu clínica, quien puede escalarlas a CitaPro en tu nombre.
Last updated: September 13, 2026
This Privacy Policy explains what personal data CitaPro processes, why, and the rights available to patients and staff whose information passes through the Service. It applies to the CitaPro web dashboard, its WhatsApp booking assistant, and its WhatsApp voice-call assistant. CitaPro is operated by CITAPRONET S.A.S, NIT 902101410-2, Carrera 87 A No. 32 C 25, Medellín, Antioquia, Colombia. For any question about this policy, write to admin@citapro.net.
For patient data, the clinic using CitaPro (the "Client") is typically the data controller: it decides what patient information is collected and why. CitaPro acts as a data processor, handling that information on the Client's behalf to provide the scheduling and messaging features described below. For staff account data (clinic administrators, doctors, and secretaries), CitaPro and the Client act jointly to operate the Service.
Staff accounts: name, email, phone number, WhatsApp number (optional), role, and login credentials.
Patient records: name, national ID, date of birth, phone number, email (optional), insurance/EPS information, appointment history, and any notes staff or the patient add.
WhatsApp conversations: messages exchanged with the booking assistant, including transcriptions of voice notes, are stored to maintain conversation context and to allow the clinic to review how appointments were booked.
WhatsApp voice calls: when a patient calls the clinic's WhatsApp number and the voice assistant answers, the caller's audio is processed in real time so the assistant can understand and respond. Call audio is not recorded. CitaPro stores a text transcript of the call alongside the patient's WhatsApp conversation, and a call log with the calling number, date and time, duration, and outcome (for example, whether an appointment was booked).
Data is used to: schedule, reschedule, and cancel appointments; identify returning patients so they aren't asked to repeat themselves; let staff manage their clinic's calendar and patient records; and let the WhatsApp assistant answer questions using the clinic's own information.
We do not use patient data for advertising, and we do not sell personal data to third parties.
CitaPro currently operates clinics in Colombia. The country summaries below are provided so a Client can identify which data-protection law would apply if the Service expands to that country - only the Colombia summary reflects a jurisdiction CitaPro actually operates in today and has been used in real patient conversations. The other summaries are informational, prepared for readiness, and have not yet been reviewed by local counsel in that country; their inclusion here does not mean CitaPro currently operates there. In every jurisdiction, patients provide their information directly to the clinic - by phone, in person, or through the WhatsApp/voice assistant - as part of requesting an appointment, and clinics are responsible for informing patients of this Privacy Policy and obtaining any consent required under applicable law.
Colombia (current operating jurisdiction): personal data is processed in accordance with Law 1581 of 2012 and its regulating decrees (the "Habeas Data" framework).
México: Federal Law on Protection of Personal Data Held by Private Parties (LFPDPPP).
Brasil: General Data Protection Law (LGPD, Law 13.709/2018).
Argentina: Law 25.326 on Personal Data Protection.
Chile: Law 19.628 on the Protection of Private Life.
Perú: Law 29733 on Personal Data Protection.
Ecuador: Organic Law on Personal Data Protection (LOPDP).
To provide the Service, patient messages and related data are shared with: Meta/WhatsApp Business Platform, to send and receive WhatsApp messages and calls; and OpenAI, to generate the assistant's responses, to transcribe voice notes into text, and to process live voice calls in real time. These providers process data under their own terms and only to the extent necessary to deliver these features.
If a doctor chooses to connect their Google Calendar, CitaPro also shares limited appointment details with Google - the patient's name, the service booked, and the clinic's name - to create, update, or remove matching calendar events, and reads the doctor's calendar to avoid offering a time they're already busy. This connection is entirely optional, controlled by each doctor individually, and can be disconnected at any time from the doctor's own account settings.
Emails sent by the Service - password resets, appointment notifications to staff, replies to website inquiries, and automated database backups - are delivered through our email hosting provider (Titan Email). Database backups are encrypted before they are sent and can only be decrypted with a key that is not stored on CitaPro's servers.
Data is transmitted over encrypted (HTTPS) connections and stored in an access-controlled database. Staff access is limited by role - secretaries, for example, can be restricted to only the doctors they support. Passwords are stored using industry-standard hashing and are never visible to CitaPro staff in plain text. Daily database backups are encrypted before they leave the server.
Patient, appointment, and clinical records are retained while the Client's account remains active and as needed to provide the Service. Because health records are subject to legal retention requirements, records are not automatically deleted when a patient is archived or a staff account is deactivated: they are kept for the period required by applicable health-records law, and deleted at the Client's request once that period allows.
Patients and staff may request access to, correction of, or deletion of their personal data, or may revoke previously given consent, by contacting the clinic directly - clinics, as data controllers, are best positioned to locate and update your records. Clinics may in turn contact CitaPro to action requests that require changes at the platform level.
CitaPro may be used to schedule appointments for minors (for example, pediatric patients). In those cases, the clinic is responsible for obtaining any consent required from a parent or legal guardian before entering a minor's information into the Service.
The web dashboard uses only the technical storage necessary to keep staff signed in (such as authentication tokens) and to remember display preferences like language and theme. CitaPro does not use third-party advertising trackers.
This Privacy Policy may be updated from time to time. Material changes will be reflected by updating the "Last updated" date above.
Questions about this Privacy Policy, or requests regarding personal data, should be directed to your clinic's Administrator, who can escalate them to CitaPro on your behalf.